Llevar una Auditoria, es poder contar con un sistema que analice mediante indicadores, los procesos en cada área de la explotación con la finalidad de poder corregirlos a tiempo y evitar la pérdida de eficiencia que todo esto provoca.
El verdadero problema del tambo argentino es la escasa información interna utilizada en el proceso de toma de decisiones. Dicho de otra forma, existe un conocimiento parcial sobre la situación de la empresa, tanto de lo productivo como, mucho más todavía, lo económico. Si no conocemos como está la empresa, difícilmente podremos implementar medidas para mejorar su situación. Recordemos que, para obtener resultados distintos, debemos hacer las cosas de otra manera. Y este es el punto que a muchos les cuesta, es necesaria la humildad para reconocer que estábamos equivocados y la valentía para encarar un proceso de mejora.
Cambiar no es fácil. Por suerte existen muchos productores, de diferentes escalas productivas, que se dieron cuenta y están haciendo algo diferente; obtienen mejores resultados y posicionan su empresa con otros niveles de eficiencia y rentabilidad.
En definitiva, están haciendo lo necesario, lo que hay que hacer. En este sentido aparece una herramienta que le permitirá conocer al productor la situación real de su empresa y le posibilitará proyectar el camino a seguir: LA AUDITORIA.
Cuando hablamos de Auditoria existe un preconcepto de que solo sirve para “retar” a un empleado o “reprobar” actividades que realiza un operario. El verdadero objetivo de la Auditoria es poder contar con un sistema que analice, mediante indicadores, los procesos en cada área de la explotación con la finalidad de poder corregirlos a tiempo y evitar la pérdida de eficiencia que todo esto provoca.
El desarrollo de la auditoria implica una secuencia de pasos a seguir que son los que permiten ordenar y secuenciar el proceso. A continuación, se presentan cada uno de ellos y posteriormente se los define en mayor profundidad.
1- Determinar las áreas en el sistema de producción.
2- Describir los procesos por área, estableciendo objetivos en cada una.
3- Determinar los indicadores para control de cada área.
4- Implementación de un sistema de registro.
5- Controlar los indicadores para detectar las fallas y sus causas.
6- Definir las pautas a seguir para corregir los desvíos.
Descripción de los seis pasos que integran un proceso de auditoría.
1- Determinar las áreas en el sistema de producción: dentro de la explotación lechera, hay numerosas áreas cada una con una serie de procesos específicos. Estos, en muchos casos, son comunes a todas las explotaciones y tienen algunas modificaciones dependiendo del sistema de producción elegido. Más allá del sistema, es importante determinar cuáles son los procesos que vamos a auditar dentro de cada área, a modo de ejemplo, se proponen las siguientes:
- Producción de alimentos.
- Alimentación y nutrición.
- Rutina de ordeño.
- Reproducción y Crianza.
- Resultado económico y financiero
2- Describir el proceso y establecer objetivos: describir el proceso implica desarrollar un PROTOCOLO de manera tal que, cualquier integrante del equipo de trabajo, pueda desarrollar la tarea sin modificar la rutina. Es decir, permite estandarizar la tarea. La descripción debe contener hasta el mínimo detalle ya que ella será un material de consulta permanente para todo el personal.
Para cada área se deberán definir objetivos, estos marcarán nuestro norte, nuestro rumbo, son los resultados que esperamos conseguir. Hay que tener en cuenta que, durante el proceso, suceden situaciones que producen desvíos y los resultados logrados difieren de los esperados. Es en ese momento donde se detecta un problema y la magnitud del mismo estará en función de la magnitud del desvío. Deberemos estar atentos a estos desvíos y actuar en consecuencia es la base de un proceso de mejora continua.
3- Determinar indicadores: un indicador es un valor numérico que permite evaluar el desempeño de un proceso dentro de cada área. Es necesario que sean concretos, fáciles de interpretar y representativos de la evolución de la actividad.
4- Los registros: los registros son necesarios para ordenar el relevamiento de datos. Siendo este, el primer paso para el análisis, la construcción de los indicadores y la toma de decisiones.
5- Control de los Indicadores: en este punto, el monitoreo de los resultados obtenidos a partir de los indicadores y su comparación los objetivos planteados en cada una de las áreas, nos permitirá identificar desvíos y de acuerdo a su magnitud, actuar en consecuencia.
6- Definir las pautas a seguir para corregir los desvíos: mediante el análisis de los resultados y la discusión entre todo el equipo de trabajo (productor, asesor, operarios) se deben generar las acciones que modifiquen los resultados obtenidos. Es importante realizarlo dentro del equipo porque habrá acciones que dependen del proceso, de inversiones, de cambios en el sistema, etc. Esta participación del equipo de trabajo es uno de los pilares para lograr el compromiso de todos los integrantes.
La evolución de la tecnología y los procesos posibilitaron incrementar los niveles de producción y facturación, a tal punto que en la actualidad muchas explotaciones lecheras tienen un nivel de facturación similar o superior a muchas empresas locales. Esto obliga a que deba modificarse la forma de dirigir la empresa lechera, por esta razón disponer de un sistema rápido de monitoreo, a través de indicadores que permitan realizar las correcciones necesarias en tiempo y forma, se vuelve uno de los puntos clave para alcanzar el éxito.
Fuente: INTA | Por: Daniel Manelli (1) y Alejandro Centeno (2)
Para más información:
(1) Med. Vet. Daniel Manelli. Asesor privado. 03564-15641578. Email: danielmanelli@hotmail.com
(2) Ing. Agr. Alejandro Centeno. Jefe de INTA AER San Francisco. 03562-15568534. Email: centeno.alejandro@inta.gob.ar
